Hotel-Transfer-Management: 30% Kraftstoff sparen durch Pickup-Optimierung

Das Hotel-Transfer-Management ist einer der kostenintensivsten und gleichzeitig am häufigsten unterschätzten Bereiche im Tagesgeschäft von Tourunternehmen. Jeden Morgen müssen Dutzende von Gästen aus verschiedenen Hotels abgeholt und zu den Tour-Startpunkten gebracht werden. Die Reihenfolge, in der die Hotels angefahren werden, die Zuweisung der Passagiere zu den Fahrzeugen und die Abstimmung mit den Fahrern bestimmen direkt, wie viel Kraftstoff verbraucht wird, wie lange die ersten Gäste im Bus warten müssen und ob die Tour pünktlich startet. In typischen Tourismusregionen wie der türkischen Riviera, den griechischen Inseln oder der spanischen Küste erstrecken sich die Hotels über Korridore von 30 bis 80 Kilometern. Bei einer suboptimalen Pickup-Reihenfolge kann ein Fahrzeug leicht 40 bis 60 Prozent mehr Kilometer zurücklegen als nötig. Multipliziert man dies mit fünf bis zehn Fahrzeugen täglich über eine sechsmonatige Saison, summieren sich die Mehrkosten auf Zehntausende von Euro — allein für Kraftstoff, ohne Berücksichtigung des zusätzlichen Fahrzeugverschleißes und der Fahrerkosten.

Die Herausforderung beim Hotel-Transfer-Management liegt in der täglichen Variabilität. Die Passagierverteilung ändert sich jeden Tag: Heute sind zwanzig Gäste in Hotel A, morgen nur zwei. Ein Hotel, das gestern die erste Station war, sollte heute vielleicht die letzte sein. Zudem müssen Fahrzeugkapazitäten berücksichtigt werden — ein Minibus mit 16 Sitzen muss anders geroutet werden als ein Reisebus mit 48 Plätzen. In der Praxis erstellen viele Unternehmen die Pickup-Listen morgens manuell, oft basierend auf Erfahrung und Intuition des Disponenten. Das funktioniert bei kleinen Volumina, aber ab zehn Fahrzeugen und fünfzig Hotels wird die manuelle Optimierung unmöglich. Mathematisch handelt es sich um ein Vehicle-Routing-Problem mit Zeitfenstern — ein NP-schweres Optimierungsproblem, für das selbst Computer mit spezialisierten Algorithmen nur Näherungslösungen finden. Die gute Nachricht: Selbst diese Näherungslösungen sind der manuellen Planung um Größenordnungen überlegen.

TourOperation.com integriert eine leistungsfähige Routenoptimierungs-Engine in sein Hotel-Transfer-Management. Basierend auf den täglichen Buchungsdaten — welcher Gast in welchem Hotel übernachtet — berechnet das System automatisch die optimale Pickup-Reihenfolge und Fahrzeugzuordnung. Dabei werden Fahrzeugkapazitäten, geschätzte Fahrzeiten zwischen Hotels und maximale Wartezeiten für Gäste berücksichtigt. Das Ergebnis wird als sortierte Pickup-Liste an die Fahrer übermittelt, inklusive geschätzter Ankunftszeiten pro Hotel. In Pilotprojekten mit Tourunternehmen an der türkischen Riviera konnten durch diese Optimierung 25 bis 30 Prozent der Kraftstoffkosten eingespart werden. Gleichzeitig verbesserte sich die Pünktlichkeit deutlich, und die durchschnittliche Wartezeit der Gäste im Bus sank um über 40 Prozent. Die Optimierung läuft automatisch bei Erstellung der Tagesoperation — der Disponent muss lediglich die Ergebnisse prüfen und bei Bedarf manuell anpassen.